Waarde toevoegen als (beroeps-)vereniging? Chat met uw leden !

Voeg waarde toe als vereniging: verbind door chatten

Eén van de belangrijkste redenen om van bijvoorbeeld een beroepsvereniging lid te worden, is het vergaren van kennis middels het geboden netwerk.

Als extern ondersteuningsbureau voor beroepsverenigingen heeft Buvoo sinds kort een extra service voor haar klanten. We bieden namelijk de mogelijkheid om als bureau te chatten met (potentiële) leden en websitebezoekers. Via de live-chats kunnen zij direct vragen stellen over de meest uiteenlopende zaken.

Dit werkt drempelverlagend omdat er nu online contact is met het ondersteuningsbureau. Men wordt sneller geholpen en sneller gekoppeld aan andere leden of externe stakeholders.

De vereniging verhoogt hiermee haar service naar de leden en op basis van deze vragen (en antwoorden) bouwen we een database op waarmee we de FAQ-chatrobot kunnen vullen. Deze kan vaak al binnen een half jaar in gebruik worden genomen, waardoor de vereniging op relatief korte termijn 24 uur per dag haar leden kan voorzien van (standaard)antwoorden.

Bent u ook geïnteresseerd in deze mogelijkheid of wilt u meer weten over het modernste ondersteuningsbureau van Nederland? Neem dan contact met ons op.

Chatten mag uiteraard ook ; . )

Desiree van Balen
Buvoo

info@buvoo.nl  |  www.buvoo.nl  |  040-282 7768

Buvoo neemt als extern verenigingsbureau desgewenst alle, voor verenigingen, gangbare werkzaamheden over: Financiën, ledenadministratie, bestuursondersteuning, website-ondersteuning en organisatie van alle mogelijke events. Buvoo ontzorgt !

Outsourcing; onderdeel van een moderne vereniging

De moderne vereniging

In ons vorige blog schreven we over de veranderingen in de verenigingswereld. De nieuwe fase waar verenigingen in terecht (zullen) komen heeft te maken met innovatie. Er wordt niet slechts gekeken naar het aanbieden van diensten aan leden, maar ook naar het innoveren van de branche of het werkgebied van de vereniging. Dus naast het ondersteunen van haar leden, ook actief het voortouw nemen bij beroepsontwikkeling en het verbinden van de vereniging met haar omgeving. Van een passieve en gesloten vereniging, naar een open community waar kennis, diensten en mensen samen komen.

Buvoo ondersteunt verenigingen in dit veranderproces. In deze blog-serie besteden we aandacht aan (organisatorische) onderwerpen die bij deze veranderingen aan bod komen.

 

Outsourcing?

Outsourcing is een term die binnen verschillende branches in het bedrijfsleven steeds vaker wordt gehoord. Outsourcing binnen het bedrijfsleven houdt niet meer in dan het uitbesteden van taken en bedrijfsprocessen die niet tot de kerntaken van een bedrijf horen. Het houdt in dat een bedrijf meer tijd heeft voor de kerntaken, meer aandacht heeft voor doelen en hierdoor meer focus heeft.

Voor verenigingen is dit zeer zeker ook van toepassing. De kerntaken van een vereniging zijn, zoals in onze vorige blog te lezen was, steeds uitgebreider en hebben steeds meer een dienstverlenend karakter. Alle randzaken die komen kijken bij de organisatie van de vereniging leiden af van deze kerntaken. Outsourcing van duidelijk omlijnde taken kan een vereniging versneld verder brengen.

 

Efficiëntieslag

Binnen veel verenigingen wordt er namelijk gewerkt met een vast secretariaat en een eigen administratie. Soms heeft de vereniging hier meerdere mensen (deeltijd) voor in dienst of wordt de taak waargenomen door een groep betrokken vrijwilligers.
Deze taken zijn vaak tijdrovend. Het outsourcen van deze taken naar een bureau kan zorgen voor een efficiëntieslag; het externe bureau is gespecialiseerd in beroepsverenigingen, gebruikt de modernste software en is door haar specialisatie vaak sneller, efficiënter en dus goedkoper dan de huidige situatie. Een besparing in de kosten voor het uitvoeren van taken als bijv. (leden)administratie en secretariaatstaken is dan vaak een gevolg.

 

Flexibiliteit

Het inschakelen van een extern bureau zorgt daarnaast ook voor een grotere mate van flexibiliteit van een vereniging. In drukkere tijden kan worden opgeschaald, terwijl er in rustige tijden geen of minder activiteiten worden ontplooid en de kosten dien ten gevolge lager blijven. Een mate van flexibiliteit die bij vast personeel moeilijker te bewerkstelligen is. Daarnaast zijn ook problemen als uitval, ziekte en verloop van personeel voor de vereniging zelf verleden tijd.

 

Ervaring en Kennis

Op de hoogte zijn en blijven van de laatste trends, regelgevingen en ontwikkelingen is een ander belangrijk onderwerp binnen het secretariaat en de ledenadministratie van een vereniging. Bij het inschakelen van een bureau voor het outsourcen van diensten wordt optimaal gebruik gemaakt van de kennis van professionals uit het vakgebied. Deze personen zijn gespecialiseerd in het uitvoeren van de werkzaamheden die binnen een vereniging vaak een “noodzakelijk kwaad” zijn en afleiden van de kerntaken. Naast het uitvoerende karakter van een dergelijke samenwerking is zo’n bureau ook een broeinest van (organisatorische) kennis van verenigingen in alle soorten, maten en branches. Hierdoor weet dit bureau feilloos wat er speelt in de markt, waar voor verenigingen verbeterpunten liggen en op welke manieren een vereniging kan excelleren in haar branche.

 

Stapje hoger

Kortom: Een gespecialiseerd extern bureau kan een vereniging verder helpen. Er wordt naast efficiency en kostenverlaging verder gekeken dan alleen het uitvoeren van taken; er wordt geadviseerd, begeleid en meegewerkt aan een toekomstbestendige vereniging welke voorop loopt in het vakgebied.

 

 

 

 

 

De nieuwe vereniging

Vereniging 2.0

Een tijd geleden schreven we al eens over “Vereniging 2.0”. Waar commerciële bedrijven al jaren meer focus hadden op innoveren, bleef dit bij verenigingen vaak nog achter. De rol van een vereniging was helder: het behartigen van de belangen van haar leden. De afgelopen jaren heeft het traditionele beeld van verenigingen al veel ontwikkelingen en veranderingen moeten doorstaan, maar hield deze traditionele, leden-gerichte strategie toch vaak stand.

Ontwikkeling

Een aantal jaren terug kwam daar langzaam verandering in. Verenigingsbesturen keken door de veranderende tijdsgeest steeds vaker naar buiten; hoe kunnen we onze leden nog meer en beter van dienst zijn? Er werden nieuwe diensten ontwikkeld en er werd meer en interactiever gecommuniceerd met leden.

En waar sommige verenigingen nog maar net bekomen zijn van het wennen aan deze nieuwe manier van functioneren, staat de volgende fase al weer voor de deur.

Vereniging 3.0

De nieuwe fase waar verenigingen in terecht (zullen) komen heeft te maken met innovatie. Er wordt niet slechts alleen gekeken naar het aanbieden van diensten aan leden, maar ook naar het innoveren van de branche of het werkgebied van de vereniging. Dus naast het ondersteunen van haar leden, ook actief het voortouw nemen bij beroepsontwikkeling en het verbinden van de vereniging met haar omgeving. Van een passieve en gesloten vereniging, naar een open community waar kennis, diensten en mensen samen komen.

De volgende stap

Deze nieuwe invalshoek brengt voor veel verenigingen uitdagingen met zich mee. Want: hoe wordt bepaald wat de volgende stap gaat zijn en welke stappen moeten er genomen worden? Veranderingen in beleid brengen daarnaast ook vaak weerstand met zich mee. Het is daarom belangrijk dat het bestuur hier de juiste aandacht aan besteedt zodat de vereniging als geheel deze nieuwe koers zal gaan omarmen.

Buvoo als verbindende schakel

Het veranderen van een vereniging en het zorgen voor een nieuwe, toekomstbestendige organisatie vraagt om een goede begeleiding. Zowel in de ontwikkelingsfase als tijdens de uitvoer. Bestaande, maar zeker, nieuwe activiteiten moeten opnieuw vorm worden gegeven. Buvoo ondersteunt verenigingen in dit veranderproces en is daarbij als hypermodern en dynamisch bureau de onmisbare schakel tussen verenigingsbesturen en haar leden: Wij denken mee, geven de organisatie vorm, richten in en nemen u desgewenst werk uit handen.

Hoe zorg je als vereniging voor blije vrijwilligers? – Deel 2

Alle verenigingen werken met en draaien op vrijwilligers. Klein of groot, er zijn altijd diverse administratieve en secretariële werkzaamheden die komen kijken bij het dagelijkse reilen en zeilen van een vereniging. Van praktische zaken als het bijhouden van de ledenadministratie en lijstjes bijhouden, tot uitvoer en beleidszaken.
De meeste verenigingen steunen op een kleine groep vrijwilligers, die één of meerdere taken op zich nemen en deze naar hun beste kunnen uitvoeren. Wanneer een vereniging bloeit en groeit in het aantal leden, worden deze werkzaamheden steeds uitgebreider en vragen ze ook meer tijd van de vrijwilligers. Het werk en de vele administratieve handelingen die hierbij komen kijken leggen een druk op deze betrokken mensen. Met als gevolg dat vrijwilligers stoppen vanwege de hoeveelheid tijd die hiervoor gevraagd wordt. En nieuwe vrijwilligers zijn vaak lastig te vinden.

In deze serie denken wij graag met uw vereniging mee en bespreken we de mogelijkheden die er zijn om de vrijwilligers binnen een vereniging te kunnen ontlasten. Met als resultaat blije vrijwilligers en een toekomstbestendige vereniging!

Marketing en Communicatie

Het vinden van een juiste communicatiestrategie voor een vereniging kan erg lastig zijn. Dit is een typisch onderwerp waar vaak, bij gebrek aan tijd en kennis binnen de vereniging, te weinig aandacht aan wordt besteed. Het is echter wel een onderwerp dat erg belangrijk is. Want door het actief communiceren van de activiteiten van de vereniging en het delen van informatie, blijven de leden ook actief betrokken bij de vereniging. Daarnaast helpt een actieve communicatie strategie ook bij het vinden van nieuwe leden, waardoor een vereniging kan blijven groeien.

Website

Een eerste visitekaartje voor een bedrijf of organisatie, is tegenwoordig de website. Wanneer deze fris oogt, makkelijk te bedienen is en er regelmatig nieuwe artikelen worden geplaatst, is de eerste stap al genomen. Een dergelijke website nodigt mensen uit om verder te lezen, zal leden actiever en vaker terug laten keren naar de website en zal nieuwe leden een goed beeld geven van de vereniging. Het is zeker niet nodig om een enorm uitgebreide website te hebben die tweemaal per jaar wordt vernieuwd, maar het is wel goed een aantal vaste momenten in een jaar te plannen om kritisch naar de huidige website te kijken. Stel daarbij de vragen:

  • Is de informatie op de website nog actueel?
  • Wat willen we uitstralen en bereiken met onze website?
  • Hoe gebruiken bezoekers de website?

Vraag daarnaast ook eens aan een aantal huidige leden hoe zij de website ervaren qua gebruiksgemak en wat zij graag zouden zien aan veranderingen. Daarnaast kan een website een goed medium zijn om te worden ingezet voor ledenwerving, dus vergeet ook dit aspect zeker niet te bekijken en actueel te houden.

Social Media

Naast een website zijn ook social media zeer geschikt om de communicatie met leden actief te houden. Bekijk hier goed welk kanaal past bij de vereniging en loop niet te hard van stapel. Het is beter te beginnen met één kanaal en dit uit te breiden bij succes, dan om direct in zeven sloten tegelijk te lopen en overal te willen zijn. Dit is niet handig en de sleur volgt dan snel, wat het moeilijker maakt de juiste content te blijven maken.

Nieuwsbrieven

Veel verenigingen hebben al een variant van papier, maar een email nieuwsbrief kan tegenwoordig strak worden vormgegeven en met een druk op de knop bij alle leden worden bezorgd. Een goede template zorgt ervoor dat het maken van de nieuwsbrief weinig tijd kost, en daarnaast is het een prima medium om te gebruiken ter promotie van de website en social media kanalen.

Hoe een goede (online) communicatiestrategie kan worden ingevuld, kan lastig zijn. Per 1 mei j.l. kunnen wij u ook hierbij ondersteunen! Buvoo heeft in Laurine Simkens een Online Marketeer aangetrokken die uw vereniging kan ondersteunen in het opzetten, uitwerken en invullen van een goede (online) communicatie strategie. Van website ontwerp of aanpassingen, tot advies over social media en van workshops tot het online werven van nieuwe leden. Met een brede marketingachtergrond en een passie voor alles wat online gebeurt, kan Laurine de juiste mix samenstellen voor uw vereniging.

Heeft u interesse in een vrijblijvend gesprek? Neem dan gerust contact met ons op!

Hoe zorg je als vereniging voor blije vrijwilligers? – Deel 1

Alle verenigingen werken met en draaien op vrijwilligers. Klein of groot, er zijn altijd diverse administratieve en secretariële werkzaamheden die komen kijken bij het dagelijkse reilen en zeilen van een vereniging. Van praktische zaken als het bijhouden van de ledenadministratie en lijstjes bijhouden, tot uitvoer en beleidszaken.
De meeste verenigingen steunen op een kleine groep vrijwilligers, die één of meerdere taken op zich nemen en deze naar hun beste kunnen uitvoeren. Wanneer een vereniging bloeit en groeit in het aantal leden, worden deze werkzaamheden steeds uitgebreider en vragen ze ook meer tijd van de vrijwilligers. Het werk en de vele administratieve handelingen die hierbij komen kijken leggen een druk op deze betrokken mensen. Met als gevolg dat vrijwilligers stoppen vanwege de hoeveelheid tijd die hiervoor gevraagd wordt. En nieuwe vrijwilligers zijn vaak lastig te vinden.

In deze serie denken wij graag met uw vereniging mee en bespreken we de mogelijkheden die er zijn om de vrijwilligers binnen een vereniging te kunnen ontlasten. Met als resultaat blije vrijwilligers en een toekomstbestendige vereniging!

Uitbesteden van ledenadministratie en secretariaat

Het bijhouden van een goede administratie en het bemannen van het secretariaat geeft nog al eens problemen binnen een vereniging. Vaak zijn er een aantal mensen die deze functies samen combineren, of is er iemand aangenomen binnen de vereniging om dit te faciliteren. Maar wat gebeurt er wanneer de werklast te hoog wordt, de vaste vrijwilligers uitvallen of wanneer de vaste medewerker (langdurig) ziek wordt? De administratie stapelt zich op, de vragen van leden blijven liggen en belangrijke contacten met bijvoorbeeld leveranciers, overheid en andere externe partijen kunnen verloren gaan.
Voor veel verenigingen is uitbesteden van deze werkzaamheden een verademing: geen geregel meer, continue bezetting en daarmee ook een continue kwaliteit richting de leden wordt gewaarborgd.

Onwetendheid

Veel verenigingen weten echter niet eens dat deze optie bestaat!

Een extern verenigingsbureau kan ondersteunen in het voeren van de ledenadministratie. Zij zorgen voor de aan- en afmelding van leden. Daarnaast zorgen zij dat wanneer er mutaties zijn, deze snel verwerkt worden; een ledenlijst is dus altijd up-to-date.
Het innen van contributies gebeurt gestructureerd en op tijd en ook betalingsherinneringen worden verstuurd en gemonitord. Dit levert een enorme tijdwinst op voor de penningmeester!

Secretariaat

Naast administratieve handelingen kan een extern bureau ook het aanspreekpunt zijn voor de leden van een vereniging. Een tijdige reactie naar leden en hen voorzien van de juiste informatie bij vragen is erg belangrijk. Door het inschakelen van een bureau is de vereniging hier zelf niet meer dagelijks mee bezig en zijn er geen dalen in de communicatie tijdens drukke tijden en bij afwezigheid of ziekte van de vaste medewerker. Continuïteit en kwaliteit in de administratie en het secretariaat zijn niet langer een zorg, maar goed geregeld. Een rust binnen een druk bestuur!

Naast het uitbesteden van het werk zelf, kan het inschakelen van een bureau ook op andere vlakken (tijd)winst beteken. Er hoeft geen eigen HR afdeling te zijn die de medewerkers begeleidt en nieuwe medewerkers werft; personele bezetting is immers de verantwoordelijkheid van het ingeschakelde bureau. Daarnaast kan het uitbesteden een besparing opleveren in huisvestingskosten, ICT, software pakketten en verzekeringen.

Verlicht de druk op vrijwilligers

Vereniging zonder zorgen ondersteunt een groot aantal verenigingen met onder andere het uitvoeren van de administratie en secretariële diensten. Wilt u ook de druk op de vrijwilligers binnen uw vereniging verlichten? Neem dan gerust contact met ons op, wij denken graag met u mee!