Hoe zorg je als vereniging voor blije vrijwilligers? – Deel 2

Alle verenigingen werken met en draaien op vrijwilligers. Klein of groot, er zijn altijd diverse administratieve en secretariële werkzaamheden die komen kijken bij het dagelijkse reilen en zeilen van een vereniging. Van praktische zaken als het bijhouden van de ledenadministratie en lijstjes bijhouden, tot uitvoer en beleidszaken.
De meeste verenigingen steunen op een kleine groep vrijwilligers, die één of meerdere taken op zich nemen en deze naar hun beste kunnen uitvoeren. Wanneer een vereniging bloeit en groeit in het aantal leden, worden deze werkzaamheden steeds uitgebreider en vragen ze ook meer tijd van de vrijwilligers. Het werk en de vele administratieve handelingen die hierbij komen kijken leggen een druk op deze betrokken mensen. Met als gevolg dat vrijwilligers stoppen vanwege de hoeveelheid tijd die hiervoor gevraagd wordt. En nieuwe vrijwilligers zijn vaak lastig te vinden.

In deze serie denken wij graag met uw vereniging mee en bespreken we de mogelijkheden die er zijn om de vrijwilligers binnen een vereniging te kunnen ontlasten. Met als resultaat blije vrijwilligers en een toekomstbestendige vereniging!

Marketing en Communicatie

Het vinden van een juiste communicatiestrategie voor een vereniging kan erg lastig zijn. Dit is een typisch onderwerp waar vaak, bij gebrek aan tijd en kennis binnen de vereniging, te weinig aandacht aan wordt besteed. Het is echter wel een onderwerp dat erg belangrijk is. Want door het actief communiceren van de activiteiten van de vereniging en het delen van informatie, blijven de leden ook actief betrokken bij de vereniging. Daarnaast helpt een actieve communicatie strategie ook bij het vinden van nieuwe leden, waardoor een vereniging kan blijven groeien.

Website

Een eerste visitekaartje voor een bedrijf of organisatie, is tegenwoordig de website. Wanneer deze fris oogt, makkelijk te bedienen is en er regelmatig nieuwe artikelen worden geplaatst, is de eerste stap al genomen. Een dergelijke website nodigt mensen uit om verder te lezen, zal leden actiever en vaker terug laten keren naar de website en zal nieuwe leden een goed beeld geven van de vereniging. Het is zeker niet nodig om een enorm uitgebreide website te hebben die tweemaal per jaar wordt vernieuwd, maar het is wel goed een aantal vaste momenten in een jaar te plannen om kritisch naar de huidige website te kijken. Stel daarbij de vragen:

  • Is de informatie op de website nog actueel?
  • Wat willen we uitstralen en bereiken met onze website?
  • Hoe gebruiken bezoekers de website?

Vraag daarnaast ook eens aan een aantal huidige leden hoe zij de website ervaren qua gebruiksgemak en wat zij graag zouden zien aan veranderingen. Daarnaast kan een website een goed medium zijn om te worden ingezet voor ledenwerving, dus vergeet ook dit aspect zeker niet te bekijken en actueel te houden.

Social Media

Naast een website zijn ook social media zeer geschikt om de communicatie met leden actief te houden. Bekijk hier goed welk kanaal past bij de vereniging en loop niet te hard van stapel. Het is beter te beginnen met één kanaal en dit uit te breiden bij succes, dan om direct in zeven sloten tegelijk te lopen en overal te willen zijn. Dit is niet handig en de sleur volgt dan snel, wat het moeilijker maakt de juiste content te blijven maken.

Nieuwsbrieven

Veel verenigingen hebben al een variant van papier, maar een email nieuwsbrief kan tegenwoordig strak worden vormgegeven en met een druk op de knop bij alle leden worden bezorgd. Een goede template zorgt ervoor dat het maken van de nieuwsbrief weinig tijd kost, en daarnaast is het een prima medium om te gebruiken ter promotie van de website en social media kanalen.

Hoe een goede (online) communicatiestrategie kan worden ingevuld, kan lastig zijn. Per 1 mei j.l. kunnen wij u ook hierbij ondersteunen! Buvoo heeft in Laurine Simkens een Online Marketeer aangetrokken die uw vereniging kan ondersteunen in het opzetten, uitwerken en invullen van een goede (online) communicatie strategie. Van website ontwerp of aanpassingen, tot advies over social media en van workshops tot het online werven van nieuwe leden. Met een brede marketingachtergrond en een passie voor alles wat online gebeurt, kan Laurine de juiste mix samenstellen voor uw vereniging.

Heeft u interesse in een vrijblijvend gesprek? Neem dan gerust contact met ons op!

Hoe zorg je als vereniging voor blije vrijwilligers? – Deel 1

Alle verenigingen werken met en draaien op vrijwilligers. Klein of groot, er zijn altijd diverse administratieve en secretariële werkzaamheden die komen kijken bij het dagelijkse reilen en zeilen van een vereniging. Van praktische zaken als het bijhouden van de ledenadministratie en lijstjes bijhouden, tot uitvoer en beleidszaken.
De meeste verenigingen steunen op een kleine groep vrijwilligers, die één of meerdere taken op zich nemen en deze naar hun beste kunnen uitvoeren. Wanneer een vereniging bloeit en groeit in het aantal leden, worden deze werkzaamheden steeds uitgebreider en vragen ze ook meer tijd van de vrijwilligers. Het werk en de vele administratieve handelingen die hierbij komen kijken leggen een druk op deze betrokken mensen. Met als gevolg dat vrijwilligers stoppen vanwege de hoeveelheid tijd die hiervoor gevraagd wordt. En nieuwe vrijwilligers zijn vaak lastig te vinden.

In deze serie denken wij graag met uw vereniging mee en bespreken we de mogelijkheden die er zijn om de vrijwilligers binnen een vereniging te kunnen ontlasten. Met als resultaat blije vrijwilligers en een toekomstbestendige vereniging!

Uitbesteden van ledenadministratie en secretariaat

Het bijhouden van een goede administratie en het bemannen van het secretariaat geeft nog al eens problemen binnen een vereniging. Vaak zijn er een aantal mensen die deze functies samen combineren, of is er iemand aangenomen binnen de vereniging om dit te faciliteren. Maar wat gebeurt er wanneer de werklast te hoog wordt, de vaste vrijwilligers uitvallen of wanneer de vaste medewerker (langdurig) ziek wordt? De administratie stapelt zich op, de vragen van leden blijven liggen en belangrijke contacten met bijvoorbeeld leveranciers, overheid en andere externe partijen kunnen verloren gaan.
Voor veel verenigingen is uitbesteden van deze werkzaamheden een verademing: geen geregel meer, continue bezetting en daarmee ook een continue kwaliteit richting de leden wordt gewaarborgd.

Onwetendheid

Veel verenigingen weten echter niet eens dat deze optie bestaat!

Een extern verenigingsbureau kan ondersteunen in het voeren van de ledenadministratie. Zij zorgen voor de aan- en afmelding van leden. Daarnaast zorgen zij dat wanneer er mutaties zijn, deze snel verwerkt worden; een ledenlijst is dus altijd up-to-date.
Het innen van contributies gebeurt gestructureerd en op tijd en ook betalingsherinneringen worden verstuurd en gemonitord. Dit levert een enorme tijdwinst op voor de penningmeester!

Secretariaat

Naast administratieve handelingen kan een extern bureau ook het aanspreekpunt zijn voor de leden van een vereniging. Een tijdige reactie naar leden en hen voorzien van de juiste informatie bij vragen is erg belangrijk. Door het inschakelen van een bureau is de vereniging hier zelf niet meer dagelijks mee bezig en zijn er geen dalen in de communicatie tijdens drukke tijden en bij afwezigheid of ziekte van de vaste medewerker. Continuïteit en kwaliteit in de administratie en het secretariaat zijn niet langer een zorg, maar goed geregeld. Een rust binnen een druk bestuur!

Naast het uitbesteden van het werk zelf, kan het inschakelen van een bureau ook op andere vlakken (tijd)winst beteken. Er hoeft geen eigen HR afdeling te zijn die de medewerkers begeleidt en nieuwe medewerkers werft; personele bezetting is immers de verantwoordelijkheid van het ingeschakelde bureau. Daarnaast kan het uitbesteden een besparing opleveren in huisvestingskosten, ICT, software pakketten en verzekeringen.

Verlicht de druk op vrijwilligers

Vereniging zonder zorgen ondersteunt een groot aantal verenigingen met onder andere het uitvoeren van de administratie en secretariële diensten. Wilt u ook de druk op de vrijwilligers binnen uw vereniging verlichten? Neem dan gerust contact met ons op, wij denken graag met u mee!

Workshop Herman Veerbeek – inschrijven kan nog!

Op donderdag 16 maart vindt er een workshop plaats over EMDR Protocol Woede, Wrok en Wraak in vergadercentrum Vredenburg te Utrecht. Herman Verbeek zal tijdens deze workshop de theorie bespreken achter het protocol om daarna aan de hand van praktijkvoorbeelden en beeldmateriaal verder de diepte in te gaan. Er zijn nog enkele plaatsen vrij. Een zeer interessante workshop voor EMDR therapeuten die in de praktijk te maken hebben met agressie- en/of wraakproblematiek. Voor meer informatie en inschrijven klik hier

En we zijn live!

vzz_header_02

Vereniging Zonder Zorgen (VZZ) is een feit; een initiatief van Buvoo om haar doelgroepen actief te kunnen gaan bereiken, te weten: branche-, beroeps- en ondernemersverenigingen.

Buvoo ondersteunt praktijkhouders, trainers en docenten en middels Vereniging Zonder Zorgen nu ook specifiek verenigingen. Vanaf vandaag start de campagne met het live gaan van de website www.verenigingzonderzorgen.nl  Alex van Balen van Buvoo is enthousiast en legt uit:

“Vereniging Zonder Zorgen is een onderdeel van Buvoo dat zich specifiek heeft ingericht op het uit handen nemen van alle mogelijke processen binnen een vereniging. Het bestuur kan besluiten om e.e.a. binnen de vereniging te gaan professionaliseren, maar het kan ook zo zijn dat bepaalde taken gewoonweg te veel tijd kosten, of niet lekker lopen. Het maakt niet uit om welk proces het gaat: Vereniging Zonder Zorgen ondersteunt of neemt uit handen.  ‘U de inhoud, wij de rest’  “

Buvoo (Bureau voor Organisatie Ondersteuning) ondersteunt al 7 jaar verschillende organisaties, bestaat uit een team van uiterst kundige en gemotiveerde medewerkers en heeft zich de afgelopen 7 jaar alle facetten van verenigingsondersteuning eigen gemaakt. Dit varieert van financieel tot secretarieel, van bestuursondersteuning tot meedenken in automatisering en van websitebeheer tot (congres) projectmanagement.

vereniging-zonder-zorgen_kleur_onderelkaar

 

Een frisse wind op de hei….

Een mooie zonnige woensdagochtend in oktober, een fantastisch moment voor een fotoshoot op de Strabrechtse Heide. Ondanks het koude briesje zat de stemming er bij de medewerkers van Buvoo goed in. En het resultaat mag er zijn. Dankzij Maria Bax Fotografie zijn er prachtige foto’s gemaakt. Kijk maar eens op de website van Buvoo! Hieronder volgt een compilatie van de shoot. Oh ja en de reden voor deze fotoshoot, die houden we nog even voor ons zelf. Achter de schermen zijn wij namelijk druk bezig met iets nieuws. Dus hou Buvoo in het vizier!

fotosessie_strabregtseheide_okt2016