Pr W Alexanderzaal World Forum Den Haag

Uw Event zonder zorgen

World Forum juni 2016

Uw Event zonder zorgen

Case: Ondersteuning bij het organiseren van landelijke leden-congressen

Buvoo Congres-support: Praktijk case

4 jaar geleden werden wij uitgekozen om te gaan ondersteunen bij het jaarlijkse congres van een beroepsvereniging:

” De locatiehouders heten u welkom, de sprekers verzorgen de inhoud en Buvoo alles daar omheen.”

Dit congres staat ieder jaar in het teken van kennisdeling en ontmoeten. Er komen interessante sprekers, waardoor de leden op de hoogte worden gebracht van de laatste ontwikkelingen in hun vakgebied. Ook is dit de ideale plek voor de leden om elkaar te ontmoeten. Tevens spreekt het bestuur over de laatste ontwikkelingen, realisaties, plannen en toekomstwensen.

Het is ieder jaar een interactief gebeuren in een fijne, gemoedelijke sfeer op een schitterende locatie. Buvoo ondersteunt hierbij op vele vlakken:
• We zoeken mee en leggen na akkoord van het bestuur de locatie vast.
• We maken reclame voor het congres (via internet, social media of andere bronnen)
• We ondersteunen de congrescommissie met overzichten en geven inzicht in de status in aanloop naar het congres.
• We ondersteunen het bestuur met haar activiteiten t.b.v. het congres: met communicatie naar belanghebbende of deelnemende sprekers en/of financiële afhandelingen.
• We verstrekken informatie over het congres aan geïnteresseerden. (telefonisch of per mail)
• We maken en versturen facturen bij deelname.(veelal digitaal)
• We boeken facturen in en maken overzichten.
• We controleren betalingen.
• We sturen herinneringen.
• We maken deelname-overzichten van het aantal aanwezige gasten per zaal, per dag en/of per spreker.
• We maken badges voor de aanwezige leden, lees: gasten.
• We zijn op de congresdagen aanwezig op locatie en doen de ontvangst-inschrijvingen.
• Wij coördineren de dag zelf en zijn het aanspreekpunt voor de gasten
• We maken en versturen certificaten. (veelal digitaal)
• We vragen accreditatie aan.
• We voeren accreditatie in.
Het resultaat: Ieder jaar weer enorm geslaagde congresdagen met veel tevreden bezoekers.

Plan van aanpak nieuwe klanten:
1) Na gebleken interesse, wordt er een inventarisatiegesprek gepland.
2) Na akkoord over prijs, samenwerking, frequentie, verwachte bezoekersaantallen etc, ontvangt u een transitie-document vanuit Buvoo. Hierin staat wat er aan gegevens en inspanning van u gevraagd wordt in het traject van de opstart of overdracht.
3) Vervolgens maken we samen een planning voor de verschillende onderdelen.
Buvoo gaat aan de slag en stemt met u verschillende zaken af als:
• Voldoet de eventueel huidige locatie of dient er een nieuwe gevonden te worden?
• Zijn de daar aanwezige faciliteiten toegespitst op uw doelen?
• Is de bereikbaarheid voldoende?
• Wie-plant-wat in de aanloop naar het evenement (Buvoo beschikt over overzichtelijk plandocumenten)
• Buvoo kan Cloud- of Drive-mappen inrichten om gezamenlijk op afstand de vorderingen in het proces van organiseren te volgen
• Hoe en op welke manier wordt er in de media extra reclame gemaakt?
• Etc etc
Buvoo werkt op basis van gemaakte uren. De efficiency van onze processen maakt dat de organisatie ervan professioneel, snel en dynamisch is, maar vooral toegankelijk en open.